MAJAEMEN DATA DAN TEKNOLOGI (Sistem Pengarsipan)

A.    Sistem Pengarsipan

Akses yang cepat pada semua jenis data yang disimpan dipastikan dengan sistem pengarsipan yang efektif, pengertian sistem pengarsipan merujuk pada prosedur dan metode yang digunakan untuk mengklasifikasi, menyusun atau menyortir, dan menyimpan data untuk kemampuan untuk diakses secara cepat ketika dibutuhkan. Sistemnya ada dua alfabet dan numeris, masing–masing dapat dibagi lagi sebagai berikut :

1.      Sistem Alfabet

2.      Sistem Numeris

3.      Pengarsipan korespondensi. ( berdasarkan nama)

4.      Pengarsipan geografis.

5.      Pengarsipan subyek.

6.      Pengarsipan Kronologis.

B.     Organisasi Arsip

Kebutuhan penyimpanan data berbeda antar kantor, tergantung pada jumlah staf kantor, jenis pekerjaan bisnis, dan faktor seperti persaingan dan peraturan dan pengawasan pemerintah. Dua jenis arsip organisasi yang biasa ditemukan di kantor : pengarsipan tersebar dan pengarsipan terpusat

Pengarsipan Tersebar. Berdasarkan rencana pengarsipan tersebar, setiap divisi kantor mempertahankan sistem dan peralatan pengarsipanya sendiri; dan pekerjaannya dilakukan oleh satu atau lebih pegawai yang mungkin memiliki pekerjaan kantor lain. Pengaturan ini sering berakibat pada penggandaan peralatan yang tidak dibutuhkan; personel melakukan pengarsipan dengan tidak efisien karena juga mengerjakan pekerjaan lain; kemungkinan sistem pengarsipan yang membingungkan, karena sistem pengarsipan suatu departemen mungkin berbeda sama sekali atau tidak konsisten dengan sistem pengarsipan departemen lain.

Alasan menggunakan sistem pengarsipan tersebar adalah :

1. Materi arsip yang bersifat rahasia disarankan dijauhkan dari mayoritas pegawai.
2. Penundaan yang tidak perlu dalam mendapatkan kertas dari departemen pemusatan dihindari.
3. Kertas yang diarsipkan tidak dibutuhkan departemen lain.

Pengarsipan Terpusat. Alasan utama pengarsipan terpusat adalah bahwa data mengenai nilai umum seluruh perusahaan harus dibagi dan maka disimpan dan dikontrol oleh satu departemen terpusat. Lokasi dan kontrol terpusat memberikan keuntungan berikut :

1. Pemeliharaan dan penyaluran data dipermudah dan dengan demikian satu program manajemen data dikembangkan
2. Tanggung jawab arsip diberikan pada seorang ahli, dan efisiensi personil secara keseluruhan tercapai.
3. Penggandaan peralatan, persediaan dan data yang tidak perlu dapat dihilangkan dan semakin sedikit uang yang dihamburkan karena praktek pembelian yang lemah dan penelusuran alat dan persediaan yang tidak terkontrol.
4. Semua data yang berhubungan disimpan bersama yang mengakhiri kebingungan yang disebabkan kehilangan data.

Ketika firma membesar ukurannya dan volume informasi yang akan diproses dan disimpan meningkat, ada kecenderungan untuk memusatkan manajemen data dan pekerjaan pengarsipan. Namun, bahkan dimana sistem pengarsipan terpusat ditemukan sejumlah pekerjaan mungkin tersebar.

  Pengarsipan Jaringan. Satu bentuk “kompromi” organisasi arsip muncul dalam perusahaan besar. Perencanaan ini disebut pengarsipan jaringan, mengizinkan arsip departemen dilokasikan dalam setiap departemen dengan kontrol terpusat manajemen data tetap berada di departemen manajemen.

  Manajer administrasi kantor harus menimbang secara cermat kelebihan dan kekurangan dari sejumlah perencanaan pengarsipan. Data yang akan diarsip perdepartemen harus diminimumkan dan jika mungkin, diarsipkan hanya secara sementara dalam pengarsipan departemen.

C.    Peralatan Dan Persediaan Pengarsipan

            Ketika akan membeli peralatan dan persediaan pengarsipan, manajer kantor menghadapi sangat banyak sumber penyedia dan model serta merek.

            Dalam pemilihan peralatan pengarsipan, manajer pertama-tama harus mempertimbangkan tujuan penggunaan alat tersebut dan kemudian penghematan yang mungkin dihasilkan melalui standarisasi peralatan dan persediaan. Faktor lain yang harus dikaji manajer sebelum melakukan investasi peralatan pengarsipan adalah :

(1) jenis dan ukuran data;

(2) pilihan manajerial mengenai permintaan informasi;

(3) penampilan, disain, hemat tempat, dan daya tahan alat;

(4) kemampuannya dalam menghemat waktu pekerja.

            Peralatan pengarsipan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

(1) vertikal,

(2) horisontal,

(3) kartu terlihat,

(4) kartu berputar, dan

(5) mobil.

Arsip Vertikal. Dalam arsip vertikal, kertas diarsip pada pinggir dengan cara yang ramping dan dapat diakses. Lemari arsip dengan satu sampai enam laci adalah jenis Arsip vertikal yang paling umum dimana kartu dan dokumen yang lebih besar, seperti surat dan memo disimpan. Dalam pengarsipan rak terbuka, folder diatur pada rak untuk mengizinkan penglihatan tidak terbatas, kepadatan yang tinggi, akses yang lebih cepat ke data dibanding lemari arsip sebenarnya. Pengarsipan rak terbuka jauh lebih rapi dan umumnya lebih murah dibanding pengarsipan lemari. Arsip vertikal lain termasuk lemari gulung atau laci samping dimana laci digulung dari samping, jadi pengeksposan semua data yang disimpan dalam setengah ruang lorong  yang dibutuhkan laci lemari; lemari ayun dimana laci diayun kesamping juga membutuhkan sedikit ruang lantai.

Arsip Horizontal. Peralatan pengarsipan horisontal digunakan untuk menyimpan kertas atau data, seperti peta dan lukisan, dalam posisi rata. Sering, alat pengarsipan horisontal disain meja tinggi dibeli sehingga, tanpa ada biaya ekstra, juga berfungsi sebagai satu area kerja meja tinggi.

Arsip Kartu Terlihat. Arsip kartu terlihat mengizinkan penglihatan lengkap data referensi kunci (nama, nomor rekening, nomor telepon, sebagai contoh) dicatat pada pinggir setiap kartu. Kecepatan penempatan kartu dan entrinya menjadi pembenar penggunaan dan biaya peralatan ini. Arsip terlihat tersedia dalam bentuk nampan yang berbaring datar secara horisontal dalam satu lemari, pada rak putar, atau dalam penjilid buku bolak-balik.

Arsip Kartu Putar. Arsip kartu putar data berputar dari pusat yang sama, dan dokumen dapat dipindahkan atau ditambahkan dengan memutar arsip ketempat yang diinginkan.

Arsip Bergerak. Peralatan arsip bergerak didisain untuk sistem data aktif yang sangat besar. Tempat arsip bergerak ditunjukkan dalam Gambar 9-7 menyediakan tempat kerja meja-kursi untuk petugas pengarsipan dengan akses ke semua divisi dalam sebuah arsip dengan memundurkan dan memajukan pada jalur tempat kerja. Peralatan ini menerapkan prinsip keahlian tekhnik yang membuat pekerjaan lebih efisien dan tidak melelahkan karena mendatangkan pekerjaan ke pekerja bukan pekerja ke pekerjaan.

D.    Evaluasi Peralatan Pengarsipan

Efisiensi pekerja bergantung pada peralatan dan alat yang tersedia untuk digunakan. Karena fakta ini satu tujuan penilaian peralatan pengarsipan yang digunakan harus dibuat sebagai salah satu alat pengukur efisiensi suatu departemen pengarsipan. Manajer data dari satu firma besar merekomendasikan bahwa setiap evaluasi menyeluruh peralatan pengarsipan harus meliputi komponen berikut :

1. Waktu, termasuk analisa gerakan dan waktu untuk membandingkan manfaat pengarsipan rak terbuka dengan pengarsipa laci konvensional
2. Metode, seperti pengaruh peralatan pada gaya kerja
3. Peralatan, terutama penerapan mesin dan peralatan yang tepat
4. Uang, berkaitan ekonomi biaya dan pekerjaan peralatan
5. Material, seperti pembelian folder dan pedoman yang kuat, dan dapat digunakan kembali.
6. Faktor-faktor lain, seperti selalu menyimpan informasi muktahir mengenai pasar peralatan pengarsipan.

E.     PENELUSURAN INFORMASI DAN DATA

 Penelusuran, merujuk pada proses penempatan informasi tersimpan, salah satu fase kontrol data yang penting. Prosedur yang spesifik untuk penelusuran dokumen dan informasi beragam tingkat pada setiap kantor.

Metode Penelusuran Manual

Berdasarkan metode penelusuran manual, pekerja datang ke lemari penyimpan dan mengeluarkan dokumen yang diinginkan. Sistem ini sederhana dalam teori tetapi sering sulit dilakukan.

Seringkali, index manual arsip dibuat untuk membantu menemukan informasi yang diarsip ketika pengguna meminta satu data pada satu basis berbeda. Ketika data pegawai diminta, ada satu kebutuhan akan satu index duplikasi arsip nama pegawai yang di referensi silang dengan nomor jaminan sosial mereka.

Metode Penelusuran Mesin

Dalam sistem penelusuran mesin, orang biasanya membuat rencana dan mengorganisasi sistem penelusuran, dan mesin melaksanakan operasi pencarian. Eksekutif kantor, menghadapi meningkatnya kebutuhan untuk mengurangi waktu pengolahan informasi, waktu pengeluaran informasi dan biaya ruang, berpaling kepada penelusuran mesin untuk menyelesaikan banyak masalah informasi.

Untuk memahami mesin penelusuran kembali informasi, harus diingat bahwa dalam sistem otomatis data dapat disimpan dalam bentuk kode pada kartu berlubang untuk digunakan dalam mesin kartu berlubang, dalam komputer, dan dalam pita dan disket penyimpan dari sistem komputer.

Penelusuran dengan Mesin Kartu berlubang. Setiap kartu berlubang biasanya memuat informasi mengenai hanya satu unit atau item yang nampak pada dokumen sumber (disebutprinsip rekaman-unit). Karena itu, sejumlah besar kartu harus dilubangi dan hasilnya arsip yang banyak. Kartu waktu penggajian, kartu penjualan produk, kartu penerimaan rekening adalah contoh umum arsip tersebut, yang merupakan data input pada sistem komputer.

Penelusuran dengan Komputer. Sistem komputer menyimpan informasi secara internal dan eksternal. Secara internal, data disimpan dalam tabung magnetik, inti magnetik dan disket magnetik. Secara eksternal, tetapi terhubung dengan komputer adalah alat penyimpanan lain, seperti pita magnetik, pita kertas, dan mesin kartu berlubang. Walaupun komputer dapat menyimpan informasi secara internal atau eksternal, ia juga harus memiliki kemampuan untuk menemukan apa yang telah disimpan. Untuk melakukan hal ini dibutuhkan program penelusuran yang tepat yang menginstruksikan komputer bagaimana menelusuri kumpulan data yang dapat dibaca mesin.

Fasilitas komunikasi data modern meliputi terminal keyboard-mesin tik yang digunakan seorang individu menelusuri informasi dari sebuah file komputer. Untuk melakukannya dibutuhkan pengetahuan prosedur pengkodean yang cukup juga pemograman dan persyaratan penyimpanan untuk sistem yang dipertanyakan. Penelusuran cepat, tetapi biaya mengambil data dari penyimpanan komputer tinggi dan membutuhkan jasa analis dan programer sistem yang ahli.

Sistem Penelusuran Lanjutan. Penemuan untuk meningkatkan cara penelusuran informasi dari arsip terus muncul, muncul masing-masing dari ahli ilmu perpustakaan dan komputer. Salah satu pengembangan berpendapat bahawa data dapat di indekskan dan diringkas atas dasar jumlah kata yang dikandungnya. Jika kata-kata kunci itu benar-benar mewakili dan menggambarkan isi data, mereka dapat bekerja sebagai wahana untuk penyimpanan dan lokasi informasi.

Kata kunci dalam konteks  (KWIC) sistem pengindeksan ditunjukkan Gambar 9-10 adalah contoh sistem penelusuran baru. Penelusuran dapat dicapai secara cepat dengan menggunakan angka yang disematkan pada data terdaftar.

F.      PEMELIHARAAN DATA

Program pemeliharaan data adalah data instruksi manajer untuk memerangi penyakit serius penimbunan kertas. Pemeliharaan data melibatkan survei semua data yang ada, pengembangan jadwal penyimpanan data, dan transfer sistematis dari arsip yang aktif ke penyimpanan arsip tidak aktif atau pembuangan arsip yang tidak dibutuhkan lagi.

Survey Data

Sebelum kontrol firma dapat dipertahankan terhadap sistem data, manajer kantor atau data harus diinformasikan dengan baik semua data firma, terutama dokumen penting yang bekerja dalam saluran antar departemen. Untuk mempertahankan kontrol data manajer harus mensurvei semua data kunci, dengan mengirimkan daftar pertanyaan ke semua departemen atau meminta salinan data mereka, atau lebih disukai mengunjungi masing-masing departemen. Dengan memiliki informasi ini, manajer kemudian dapat membuat jadwal pemeliharaan data.

Jadwal Pemeliharaan Data

Kebijakan yang jelas harus dikembangkan dan diikuti dengan pemeliharaan material dalam arsip, kertas mikrofilm, dalam penempatan material dalam ruangan di pusat data dan dalam penghancuran data. Jadwal pemeliharaan sering melibatkan top manajemen dan departemen akuntansi dan hukum dalam kombinasi dengan kepala departemen yang memegang data. Dalam kantor sedang dan menengah, top manajemen biasanya bertanggung jawab untuk menyetujui jadwal pemeliharaan data.

Sebelum jadwal pemeliharaan data dikembangkan, perusahaan harus mengklasifikasikan data mereka dalam satu dari empat cara :  vital, penting, bermanfaat, dan tidak perlu. Data yang dianggap vital atau penting harus disimpan selamanya, yang dianggap bermanfaat bisa disimpan beberapa tahun; dan data yang tidak perlu dihancurkan.

G.    PENEMPATAN DATA

Fase terakhir dalam siklus kontrol data, penempatan, melibatkan dua jenis data : data tidak aktif yang mungkin tidak dihancurkan dan ditransfer ke penyimpanan biaya rendah dan data lain yang tidak dibutuhkan lagi dihancurkan.

Pentransferan Data Tidak Aktif

Keputusan untuk mentransfer data ke penyimpanan tidak aktif harus melibatkan petugas pusat data dan anggota setiap departemen yang bertanggung jawab terhadap data tersebut. sejumlah praktek pentransferan tersedia, tergantung pada sifat pekerjaan data.

Praktek transfer tersebut, disebut metode periodik mengharuskan material arsip diperiksa pada interval tetap enam bulan atau satu tahun; dan semua material yang dianggap tidak aktif kemudian ditempatkan dalam kotak data murah dan dikirim ke penyimpanan tidak aktif.

Metode peralatan pengganda, salah satu jenis metode periodik, material tahun lalu disimpan dalam lemari arsip tidak aktif diletakkan disebelah lemari arsip aktif. Walaupun metode ini mahal peralatan yang dibutuhkan, tetapi sangat efisien.

Pada metode kontinu atau perpetual; data ditransfer ke arsip tidak aktif setelah waktu tertentu atau ketika dianggap tidak diperlukan. Metode ini bekerja baik pada arsip kasus di kantor hukum, arsip konsumen di perusahaan real estate, atau arsip kerja di perusahaan konstruksi dimana penyelesaian kerja biasanya berarti  berkurangnya perujukan terhadap arsip. Pada jenis perusahaan lain, metode kontinu dapat dianggap tidak efisien.

Menyimpan Data Tidak Aktif

Di firma kecil material yang ditransfer harus disimpan dilokasi kantor yang tidak terlalu dibutuhkan. Tempat arsip tidak aktif harus murah namun konstruksinya tahan lama, biasanya papan fiber dan disimpan dalam suatu urutan sehingga informasi yang dibutuhkan dapat dicari dengan cepat.

Dalam kantor yang lebih besar sebuah pusat data atau arsip sering digunakan untuk menyimpan data tidak aktif dari semua departemen. Dengan tersedianya fasilitas ini, petugas data secara periodik mentransfer isi lemari arsip ke penyimpanan tidak aktif pada rak besi yang mencapai langit-langit di pusat data.

Daripada membuat unit pengarsipan sendiri sejumlah firma lebih memilih menggunakan pusat data komersial yang menawarkan beragam jasa dengan biaya penyimpanan per data yang rendah.

Penjagaan Data Vital

  Informasi yang disimpan dalam arsip firma memiliki nilai seperti aset lain dan harus dijaga dengan hati-hati. Ketika data akurat mengenai konsumen, kreditor, invetory dan sumber persediaan perusahaan hilang karena kebakaran, pencurian dan sejumlah bencana alam, terhentinya bisnis mungkin untuk terjadi.

  Sebagai satu perlindungan dari bencana eksekutif bisnis mengasuransikan hartanya, termasuk data bisnis, terhadap resiko kerugian. Namun, informasi adalah aset unik dan sulit dan tidak memiliki perlindungan terhadap kehilangan informasi yang ada pada data. Oleh karena itu, pengukuran luarbiasa, sebagian digambarkan dibahwa ini, harus dilakukan untuk melindungi data vital ini:

1.         Tempat khusus anti api untuk menyimpan arsip, lemari penyimpanan dan lemari pengaman baik gedung rusak atau tidak.

2.         Penyebaran termasuk mengirimkan data vital kelokasi yang jauh dari bisnis

3.         Penggandaan membahas penggandaan dokumen vital sehingga salinannya dapat disimpan jauh dari data asli.

4.         Peraturan standar kebakaran tidak mengizinkan merokok disekitar komputer, menjauhkan material mudah terbakar dari area penyimpanan dan memastikan pintu ruang penyimpanan tertutup ketika tidak digunakan.

Setiap tahun data yang disimpan yang tidak dibutuhkan harus dihancurkan. Manajer departemen harus diingatkan material apa yang akan dihancurkan berkaitan dengan jadwal pemeliharaan data. Untuk mencegah kesalahan dalam penghancuran data yang masih bermanfaat, formulir otorisasi yang ditandatangani manajer departemen harus digunakan dan disimpan dalam pusat data sebagai bukti penyisihan akhir data. Dalam kantor, penghancur kertas sering digunakan untuk menghancurkan data. Dokumen juga dapat dikirim ke perusahaan kertas lokal untuk didaur ulang jika informasi dalam data tidak bersifat rahasia.