Pokok- pokok
Pelaksanaan dalam Persidangan
I.
Kedudukan persidangan dalam suatu organisasi
1.
Organisasi secara sederhana bisa diartikan
sebagai suatu wadah dari sekumpulan orang untuk mencapai tujuan.
2.
Untuk menjalankan organisasi kearah pencapaian
tujuan maka dibutuhkan pengurus organisasi. Pengurus inilah yang bertanggung
jawab atas maju mundurnya organisasi.
3.
Dalam upaya mencapai tujuan organisasi, para
pengurus bekerja berdasarkan keputusan-keputusan yang telah digariskan dan
ditetapkan oleh organisasi.
4.
Keputusan organisasi dibicarakan, dirumuskan dan
diputuskan melalui persidangan dalam suatu forum resmi organisasi.
5.
Suatu organisasi sangat berkepentingan atas
lahirnya keputusan-keputusan yang baik, benar, berbobot dan yang mampu membawa
organisasi untuk mencapai tujuannya. Keputusan semaca itu hanya dapat lahir
dari suatu proses persidangan yang
terencana, terarah dan kekuatan demokratis, dan diikuti oleh segenap eksponen
organisasi.
6.
Dengan demikian persidangan mempunyai kedudukan
yang strategis dalam suatu organisasi. Setiap pengurus dan anggota suatu
organisasi harus mampu memimpin dan mengikuti persidangan.
II.
Nama dan Jenis Persidangan
1.
Biasanya organisasi memberi nama tertentu
terhadap forum resmi persidangan organsasinya sesuai dengan selera masing-
masing. Nama- nama yang biasanya digunakan antara lain: Rapat, musyawarah,
konferensi, kongres,dan muktamar.
2.
Jenis- jenis persidangan:
a.
Sidang paripurna, yaitu persidangan yang diikuti
oleh seluruh peserta, peninjau dan orang- orang yang berkepentingan.
b.
Sidang pleno, yaitu persidangan yang diikuti
oleh peserta dan peninjau.
c.
Sidang komisi yaitu persidangan yang diikuti
oleh sekolompok anggota untuk membahas suatu masalah tertentu.
3.
Panitia kecil dalam persidangan:
a.
Panitia Ad Hoc (badan pekerja) yaitu suatu tim
yang bertugas untuk mempersiapkan atau merampungkan suatu masalah yang akan
dibicarakan.
b.
Tim perumus, yaitu suatu tim yang bertugas
merumuskan materi yang sudah dibicarakan.
c.
Premateur, yaitu wakil
III.
Formasi tempat duduk dalam persidangan
1.
Format Ladam Kuda
Tempat
duduk peserta disusun dalam bentuk seperti ladam kuda, sementara pimpinan
sidang duduk diantara dua ladam kuda.
2.
Format Melingkar
Tempat duduk peserta disusun dalam bentuk lingkaran,
sementara pimpinan sidang menempati salah satu sisinya.
3.
Format Segi Empat
Tempat
duduk peserta disusun dalam bentuk segiempat, sementara pimpinan sidang
menempati pada salah satu sisinya.
4.
Format Memanjang
Tempat
duduk peserta disusun dalam berderet memanjang kesamping sementara pimpinan
sidang duduk di depan peserta.
IV.
Pimpinan Sidang
Pimpinan sidang bisa hanya terdiri dari satu orang
(pimpinan tunggal), bisa juga tiga orang yang terdiri dari ketua, wakil dan
sekertaris atau bisa juga berbentuk presidium yaitu sejumlah orang yang
dipercaya untuk memimpin persidangan baik secara bersama-sama maupun secara
bergantian.
Tipe pimpinan sidang:
1.
Tipe demokratis, yaitu pimpinan sidang yang
berusaha secara adil menampung segenap aspirasi peserta dan mengambil keputusan
sesuai dengan aspirasi terbanyak.
2.
Tipe paseuda demokratis, yaitu pimpinan sidang
yang berprilaku seolah- olah demokratis tetapi dalam pengambilan keputusan
dengan berbagai cara dia memaksakan kehendaknya.
3.
Tipe otoritet, yaitu pimpinan sidang yang
memaksakan kehendaknya untuk disepakati oleh peserta sidang
Tugas- tugas yang
harus diperhatikan oleh pimpinan sidang:
1.
Menjamin setiap peserta mengerti pada masalah yang
sedang dibahas
2.
Menjamin setiap peserta dapat dipahami oleh
peserta lain
3.
Posisi harus dalam keadaan netral
4.
Menjamin peserta untuk dapat menyampaikan
pendapatnya
5.
Menjamin teraturnya jalan komunikasi dengan baik
6.
Menyimpulkan dan merumuskan pendapat- pendapat
yang telah disepakati
Pimpinan sidang
yang baik seyogyanya memiliki:
1.
Daya nalar (intelegensi) yang cukup tinggi.
2.
Kemampuan berbahasa yang baik
3.
Kemampuan untuk mengambil keputusan
4.
Kepekaan (sensitivitas) yang cukup tinggi
5.
Kebijaksanaan dan toleransi yang cukup tinggi
6.
Menguasai masalah/ materi yang sedang dibahas
7.
Menguasai teknik persidangan
V.
Peserta Sidang
Tipe-
tipe peserta sidang:
1.
Tipe Egois, yaitu peserta yang ingin menang
sendiri, cenderung menganggap pendapatnya yang paling benar, melecehkan
pendapat orang lain, dan selalu berusaha memaksakan pendapat.
2.
Tipe Tengkar, yaitu peserta yang agitatif,
konfrontatif dan cenderung anarkhis.
3.
Tipe Pemalu, yaitu peserta yang sebelumnya punya
kemampuan tetapi mempunyai hambatan psikologis berupa rasa malu untuk mengemukakan
pendapatnya.
4.
Tipe Kritis, yaitu peserta yang punya daya
analisa cukup tinggi, berwawasan luas, argumentatif, illustratif
5.
Tipe apresiatif, yaitu peserta yang memiliki
sifat toleransi tinggi, menghargai pendapat orang lain dan santun dalam
mengemukakan pendapat.
Tugas- tugas yang
harus diperhatikan oleh peserta sidang:
1.
Mengikuti seluruh kegiatan dengan teratur,
mendengarkan, memperhatikan dan menganalisa pendapat orang lain.
2.
Pro-aktif menyampaikan ide atau pendapat yang
logis dan kualitatif
3.
Memutuskan arah pembahasan pada tujuan
persidangan
4.
Peserta sidang yang baik seyogyanya memiliki
sifat:
a.
Kritis
b.
Tolerasi
c.
Apresiatif
d.
Aktif
VI.
Istilah- istilah dalam persidangan
1.
Quorum, yaitu jumlah peserta minimal yang
dibutuhkan untuk syahnya suatu persidangan.
2.
Session, yaitu satuanwaktu yang digunakan dalam
persidangan.
3.
Skorsing, yaitu menghentikan persidangan untuk
sementara waktu karena alasan tertentu.
4.
Lobying, yaitu pembicaraan diluar persidangan
untuk menyesuaikan pendapat.
5.
Voting, yaitu pemungutan suara diantara peserta
sidang, apabila musyawarah tidak tercapai.
6.
Aklamasi, yaitu penerimaan seluruh peserta
sidang terhadap suatu keputusan.
7.
Walk Out
(WO), yaitu tindakan meninggalkan ruangan oleh peserta sidang karena tidak
setuju terhadap proses maupun hasil persidangan.
8.
Termin, yaitu cara pembagian
kesempatan-kesempatan berbicara bagi para peserta sidang.
9.
Dead Lock, keadaan dimana tidak bisa dicapai
kesepakatan/ keputusan akibat pertentangan diantara peserta sidang.
10.
Intrupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain
(peserta/ pimpinan) karena ada hal- hal prinsipil yang perlu diluruskan.
Macam-
macam intrupsi:
a)
Poin of order: memotong pembicaraan untuk
menyampaikan pesan atau usulan karena dianggap telah menyimpang dari masalah
yang sedang dibahas.
b)
Point of information: memotong pembicaraan orang
untuk menyampaikan informasi pelengkap.
c)
Point of correction/ interufts of clearn:
memotong pembicaraan atau menyampaikan koreksi atau pembetulan.
d)
Point of priviledge/ out of order: memotong
pembicaraan ke arahnya sudah keluar dari konteks yang dibicarakan dan telah
menyinggung pihak lain.
VII.
Penggunaan Palu Sidang
1.
Palu sidang adalah “senjata” pimpinan sidang di
dalam memimpin sidang. Ada etika tersendiri dalam penggunaan palu sidang.
2.
Arti ketukan palu sidang.
1)
Palu sidang diketuk satu kali, dilakukan untuk
keperluan:
a.
Memohon perhatian peserta.
b.
Mengambil keputusan sementara.
c.
Menskor dan membuka kembali sidang dari skorsing
yang lamanya 1X10 menit atau 1X15 menit.
2)
Palu sidang diketukan dua kali, dilakukan untuk
keperluan menskorsing dan membuka kembali sidang dari skorsing waktu yang
lamanya 2X15 menit atau 2X30 menit atau lebih dari itu.
3)
Palu sidang diketukan 3X, dilakukan untuk
keperluan
a.
Membuka sidang secara resmi
b.
Menetapkan keputusan akhir
c.
Menutup sidang secara resmi
4)
Palu sidang diketukan berkali- kali dilakukan
untuk keperluan secara berturut- turut
merupakan perhatian pada peserta sidang yang biasanya dilakukan sidang dalam
keadaan ribut yang tidak dapat diatasi dengan perhatian lisan.
3.
Kode- kode tersebut disamping sangat menentukan
pada suatu jalannya persidangan, juga harus diperhatikan oleh seluruh peserta
sidang karena palu sidang sangat berwibawa dalam proses persidangan.
VIII.
Teknik Mengambil Keputusan
1.
Otokratik :
Hanya seorang yang dapat mengambil keputusan
2.
Konsultasi :
Seorang yang mengambil keputusan dengan terlebih dahulu mendapat nasihat orang
lain/ berkomunikasi lebih dahulu dengan orang lain.
3.
Minoritas :
Sejumlah kecil/ orang- orang yang mempunyai interests tertentu yang mengambil
keputusan.
4.
Aklamasi :
Keputusan yang diambil berdasarkan pesetujuan anggota yang hadir.
5.
Musyawarah :
Keputusan yang diambil berdasarkan musyawarah mufakat
6.
Votting :
Keputusan yang diambil berdasarkan pemungutan suara
IX.
Teknik Pengambilan Votting
1.
Votting sample
2.
Votting keseluruhan
X.
Teori Menyanggah Pendapat Orang lain
1.
Teori Horizon, yaitu cara menyanggah pendapat
orang lain secara langsung tanpa
mempertimbangkan sikap orang yang disanggah itu
2.
Teori adaptasi, yaitu cara menyanggah orang lain
dengan menyesuaikan diri pada minat dan kondisi lawan bicara.
Donload Dokumen Disini
Donload Dokumen Disini
