C.
Metode Pengumpulan Data
Dalam
penelitian, teknik pengumpulan data merupakan faktor penting demi keberhasilan
penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara mengumpulkan data, siapa
sumbernya, dan apa alat yang digunakan.
Jenis
sumber data adalah mengenai dari mana data diperoleh. Apakah data diperoleh
dari sumber langsung (data primer) atau data diperoleh dari sumber tidak
langsung (data sekunder).
Metode
Pengumpulan Data merupakan teknik atau cara yang dilakukan untuk mengumpulkan
data. Metode menunjuk suatu cara sehingga dapat diperlihatkan penggunaannya
melalui angket, wawancara, pengamatan, tes, dkoumentasi dan sebagainya.
Sedangkan
Instrumen Pengumpul Data merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan
data. Karena berupa alat, maka instrumen dapat berupa lembar cek list,
kuesioner (angket terbuka / tertutup), pedoman wawancara, camera photo dan
lainnya.
Adapun
tiga teknik pengumpulan data yang biasa digunakan adalah angket, observasi dan
wawancara.
1. Angket
Angket
/ kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara
memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang
dijadikan responden untuk dijawabnya.
Meskipun
terlihat mudah, teknik pengumpulan data melalui angket cukup sulit dilakukan
jika respondennya cukup besar dan tersebar di berbagai wilayah.
Beberapa
hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan angket menurut Uma Sekaran (dalam
Sugiyono, 2007:163) terkait dengan prinsip penulisan angket, prinsip pengukuran
dan penampilan fisik.
Prinsip
Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :
a. Isi
dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk mengukur maka
harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.
b. Bahasa
yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden. Tidak mungkin
menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa Inggris pada responden
yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.
c.
Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau
terturup. Jika terbuka artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan
jika pernyataan tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban
yang disediakan.
2. Observasi
Obrservasi
merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang tidak hanya mengukur sikap
dari responden (wawancara dan angket) namun juga dapat digunakan untuk merekam
berbagai fenomena yang terjadi (situasi, kondisi). Teknik ini digunakan bila
penelitian ditujukan untuk mempelajari perilaku manusia, proses kerja,
gejala-gejala alam dan dilakukan pada responden yang tidak terlalu besar.
a.
Participant Observation
Dalam
observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan sehari-hari
orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data.
Misalnya
seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa,
semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.
b.
Non participant Observation
Berlawanan
dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang
penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang
diamati.
Misalnya
penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan
dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu
sebagai data penelitian.
Kelemahan
dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam karena
hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang
terkandung di dalam peristiwa.
Alat
yang digunakan dalam teknik observasi ini antara lain : lembar cek list, buku
catatan, kamera photo, dll.
3. Wawancara
Wawancara
merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya
jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti terhadap nara sumber atau
sumber data.
Wawancara
pada penelitian sampel besar biasanya hanya dilakukan sebagai studi pendahuluan
karena tidak mungkin menggunakan wawancara pada 1000 responden, sedangkan pada
sampel kecil teknik wawancara dapat diterapkan sebagai teknik pengumpul data
(umumnya penelitian kualitatif)
Wawancara
terbagi atas wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.
a. Wawancara
terstruktur artinya peneliti telah mengetahui dengan pasti apa informasi yang
ingin digali dari responden sehingga daftar pertanyaannya sudah dibuat secara
sistematis. Peneliti juga dapat menggunakan alat bantu tape recorder, kamera photo,
dan material lain yang dapat membantu kelancaran wawancara.
b. Wawancara
tidak terstruktur adalah wawancara bebas, yaitu peneliti tidak menggunakan
pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan diajukan secara spesifik,
dan hanya memuat poin-poin penting masalah yang ingin digali dari responden.
D.
MANAJEMEN DATA Dan INFORMASI
Tujuan
program manajemen data yang dikembangkan dengan baik terdapat pada industri
skala besar. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari pembuatan –
penempatan data, dengan prosedur administrasi yang sesuai untuk menangani
setiap tahapan siklus tersebut.
1.
Tujuan Manajemen Data.
Manajemen data, seperti fungsi manajemen
lain, harus berorientasi hasil dan berfikir pelayanan. Ini berarti tujuan harus
ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja program. Sebagai hasil dari
tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih spesifik yaitu :
a.
Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
b.
Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat,
menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
c.
Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol
standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen
data, peralatan dan prosedur.
d.
Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif
untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.
E.
Organisasi Manajemen Data
Secara historis tanggung jawab fungsi
kantor, termasuk kontrol terhadap datanya, telah dibebankan pada pengontrol,
penyimpan atau sekretaris kantor, masing-masing memilikit tugas utama berkaitan
dengan pengolahan data.
Pengaturan manajemen data
ditunjukkan dalam menempatkan fungsi tersebut dalam lingkungan alami dari
aktivitas yang berkaitan. Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada
manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil presiden
direktur untuk manajemen informasi telah dibuat.
Dalam perusahaan kecil tingkat
kekhususan ini tidak ditemukan, tetapi fungsi administrasi umum yang sama ada.
Pada perusahaan lain, manajer
pelayanan kantor dapat menangani pemilihan personel, penempatan pelatihan dan
fungsi manajemen kantor umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara jasa
dan sistem pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.
F.
Administrasi Manajemen Data
Administrasi manajemen data berarti
penetapan tujuan yang tepat dan kemudian merencanakan dan mengorganisasi
program untuk mencapainya.
Sebagai seorang administrator, perhatian
utama manajer data adalah apa informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk
mencapai tujuannya; dimana informasi ini dapat ditemukan; bagaimana cara
terbaik menyimpan, mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana program
dapat diadministrasikan pada waktu minimal dan biaya terendah.
G. Personal Manajemen
Data.
Karena program
manajemen data meliputi seluruh firma, seorang eksekutif yang memahani
kebutuhan informasi seluruh perusahaan, tujuannya dan strukturnya harus dipilih
sebagai manajer data. Jenis posisi ini membutuhkan seorang umum yang mengenal
prinsip manajemen, ekonomi dan akuntansi, juga seorang ahli dalam manajemen
penyimpanan, penelusuran dan pengarsipan informasi.
H. Biaya Manajemen Data.
Dalam pekerjaan
manufaktur, akuntansi biaya telah lama digunakan untuk menentukan biaya
langsung dan tidak langsung semua unit kerja yang dihasilkan.
Menghitung secara tepat biaya manajemen data menjadi tugas yang berbelit-belit
karena banyaknya faktor biaya seperti gaji, sewa kantor dan perkiraan umur
peralatan. Namun, sejumlah faktor dasar dapat ditentukan.
Walaupun setiap faktor
kerja menawarkan kesempatan yang baik untuk menghemat biaya kertas kerja,
manajer harus memberikan perhatian utama pada pengurangan biaya personel yang
umumnya merupakan 70 % sampai 80 % biaya pengarsipan.
Sebagai tambahan,
manajer data harus mengembangkan satu kesadaran biaya pada semua kerja dan
menjalankan penggunaan waktu, peralatan dan persediaan yang lebih baik.
I. Mengurangi Biaya
Manajemen Data.
Perang terhadap
peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah berhenti yang
mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara terus-menerus sistem
pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi semua kebutuhan informasi
perusahaan.
Saran berikut dapat
membantu manajer kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan
efisiensi
- Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua
departemen
- Menyediakan tata letak untuk departemen
pengarsipan yang akan menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien
dari dan ke departemen arsip.
- Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak
arsip, rak sortir, pedoman arsip, dan folder dengan label berwarna.
- Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian
material yang akan diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen
pengarsipan.
- Mengembangkan satu metode pentransferan data
tidak aktif yang baik dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis
untuk pemeliharaan dan penghancuran data.
- Mengunakan lemari arsip khusus, seperti
arsip peta dan arsip kupon, untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan
laci ukuran kuarto atau folio biasa.
- Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai
penyimpan data pengganti dalam kasus transfer.
- Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai
dan pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
- Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah
pekerjaan yang harus diselesaikan di departemen pengarsipan.
- Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
- Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan
persediaan pengarsipan, disediakan orang yang tepat di firma sebagai
bantuan dalam pemilihan peralatan tersebut dan untuk mengawasi
penggunaannya setelah dipasang.
- Pertimbangkan untuk menyewa ahli kontrol data
yang akan menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan
dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak bermanfaat atau
penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka dapat disimpan dengan biaya
murah.
Saran diatas dapat menunjukkan satu
gambaran sempurna bagi seorang supervisor data dalam memeriksa
pekerjaan dan bagi manajer administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi
manajemen data.
J. Evaluasi Manajemen
Data.
Administrator
manajemen data harus secara teratur menanyakan pertanyaan ini : seberapa baik
program mencapai tujuannya? Jawaban dari pertanyaan ini dapat ditemukan melalui
satu program evaluasi terencana. Satu aturan sepintas menganjurkan bahwa satu
audit yang dilakukan paling sedikit dua tahun sekali.
Selama bertahun-tahun pedoman lain dibuat oleh manajer data untuk mengevaluasi efesiensi
program data. Digambarkan sebagai rasio efisiensi, pedoman yang paling
bermanfaat adalah:
1.
Rasio Referensi.
2.
Rasio Akurasi.
3.
Rasio Personel.
4.
Rasio Tata Letak Fisik.
5.
Rasio Biaya Kerja.
Teknik–teknik evaluasi ini memungkinkan
untuk mengumpulkan laporan periodik terhadap volume data yang diterima dan
dihancurkan; berapa banyak ruang data tersedia dan berapa biayanya; apa pola
aktivitas referensi yang ditemukan; berapa banyak tempat arsip yang terisi dan
tidak terisi yang tersedia; dan informasi lain seperti jumlah arsip yang
dimusnahkan. Data jenis ini akan bermanfaat untuk perbaikan program manajemen
data.
K. Manual Manajemen Data. Program manajemen
data yang lengkap memasukkan satu manual yang memformalisasi organisasi kontrol
data dan semua prosedur kerjanya. Manual tersebut membantu memperbaiki tanggung
jawab untuk melaksanakan program dan mengidentifikasi dan menugaskan semua
tugas untuk melaksanakan program. Ia juga berguna untuk pelatihan pekerja baru
dan untuk mensistemasikan dan menjelaskan kepada semua pekerja metode yang
disetujui untuk pembuatan, penggunaan dan pembuangan data.
Dalam perusahaan besar
satu manual manajemen data yang lengkap dapat memuat : (1) tujuan, cakupan dan tanggung
jawab program; (2) penetapan tugas personel pada program; dan (3) area
fungsional. Dalam perusahaan kecil prinsip kontrol yang sama ini dapat
digabungkan dalam satu buku data kerja untuk digunakan oleh petugas arsip dan
manajer kantor.
L. Manajemen Data
Otomatis
Di era komputer banyak informasi dicatat dalam bentuk magnetis pada pita,
cakram dan tabung. Banyak data yang dibuat oleh sistem komputer kemudian
dicetak dalam bentuk hardkopi pada kertas dan oleh karena itu,
dapat disimpan dan digunakan seperti data kertas lain. Peralatan khusus
dibutuhkan untuk menyimpan pita magnetik dan cetakan komputer, tetapi peralatan
ini sifatnya nonteknis dan dapat segera disediakan manager data.
Di sisi lain, manajemen data otomatis bukan masalah sederhana. Ia membutuhkan
pemahaman yang baik mengenai data yang dikodekan dengan kualitas khas juga
sejumlah ciri umum yang data tersebut miliki bersama dengan dokumen kertas
biasa. Untuk menjaga dan mengontrol data pada data otomatis biasanya dua pita
magnetik – asli dan salinan – dibutuhkan dan diarsip secara manual dengan satu
nama atau nomor kontrol. Akurasi dari data disediakan dengan sejumlah cara :
(1) dengan pengecekan internal komputer; (2) dengan secara cermat mengetes
program komputer; dan (3) dengan memeriksa akurasi dan kelengkapan data sebelum
mereka masuk sistem komputer.
Seiring berjalannya waktu semakin banyak data yang akan disimpan dalam bentuk
“tidak terlihat”, sehingga memerlukan kerjasama erat diantara manajer data, petugas
sistem, dan manajer pengolahan data dan departemen operasional.
Jenis data lain, bentuk mikro, juga harus diperhatikan. Seluruh keluarga data
ini, merentang dari data mikrofilm manual sampai output mikrofilm komputer
semakin penting dan banyak digunakan dari tahun ke tahun.
M.
PEMBUATAN DATA
Semua
orang di perusahaan, dari petugas arsip sampai presiden perusahaan, mengunakan
data dan memiliki peran dalam pembuatannya. Jika tidak ada program pengontrol,
data akan terus bertambah dan segera menyumbat saluran komunikasi firma. Karena
alasan ini program manajemen data dimulai dari pembuatan data. Pembuatan data,
oleh karena itu, satu program pemeliharaan preventif yang dibuat berdasarkan
jawaban jujur dari pertanyaan berikut :
- Siapa yang boleh membuat data antar departemen?
Umumnya semua pegawai dapat membuat data, tetapi hanya mereka yang
bertanggung jawab atas aliran informasi antar departemen yang boleh
membuat data antar departemen.
- Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor
boleh membuat data jika ada kebutuhan.
- Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan
atau mesin
- Mengapa data dibuat? Data mengirim dan menyimpan
informasi yang dibutuhkan.
- Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol?
Pembuatan dapat dikontrol melalui satu persetujuan pengguna dari semua
data kunci.
N.
PENYIMPANAN INFORMASI DAN DATA
Dengan
perhatian saat ini yang diberikan pada komputer dan alat penyimpanan magnetik,
kelihatannya era lemari arsip telah berakhir. Tapi diperusahaan kecil dan besar
sejenis, sistem pengarsipan manual terus menyediakan jasa penyimpanan maksimum
dalam sistem data.
Pengalaman menunjukkan secara jelas bahwa sistem pengarsipan kantor tidak bisa
mengatur dirinya sendiri, meskipun telah diorganisasi dengan sangat baik.
Sebaliknya, manajemennya membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh yang
diberikan pada banyak faktor administrasi.