Manajemen Data dan Teknologi "Metode Pengumpulan Data"

C. Metode Pengumpulan Data

Dalam penelitian, teknik pengumpulan data merupakan faktor penting demi keberhasilan penelitian. Hal ini berkaitan dengan bagaimana cara mengumpulkan data, siapa sumbernya, dan apa alat yang digunakan.

Jenis sumber data adalah mengenai dari mana data diperoleh. Apakah data diperoleh dari sumber langsung (data primer) atau data diperoleh dari sumber tidak langsung (data sekunder).

Metode Pengumpulan Data merupakan teknik atau cara yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Metode menunjuk suatu cara sehingga dapat diperlihatkan penggunaannya melalui angket, wawancara, pengamatan, tes, dkoumentasi dan sebagainya.

Sedangkan Instrumen Pengumpul Data merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan data.  Karena berupa alat, maka instrumen dapat berupa lembar cek list, kuesioner (angket terbuka / tertutup), pedoman wawancara, camera photo dan lainnya.

Adapun tiga teknik pengumpulan data yang biasa digunakan adalah angket, observasi dan wawancara.

1.      Angket

Angket / kuesioner adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan kepada orang lain yang dijadikan responden untuk dijawabnya.

Meskipun terlihat mudah, teknik pengumpulan data melalui angket cukup sulit dilakukan jika respondennya cukup besar dan tersebar di berbagai wilayah.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan angket menurut Uma Sekaran (dalam Sugiyono, 2007:163) terkait dengan prinsip penulisan angket, prinsip pengukuran dan penampilan fisik.

Prinsip Penulisan angket menyangkut beberapa faktor antara lain :

a.       Isi dan tujuan pertanyaan artinya jika isi pertanyaan ditujukan untuk mengukur maka harus ada skala yang jelas dalam pilihan jawaban.

b.       Bahasa yang digunakan harus disesuaikan dengan kemampuan responden. Tidak mungkin menggunakan bahasa yang penuh istilah-istilah bahasa Inggris pada responden yang tidak mengerti bahasa Inggris, dsb.

c.        Tipe dan bentuk pertanyaan apakah terbuka atau terturup. Jika terbuka artinya jawaban yang diberikan adalah bebas, sedangkan jika pernyataan tertutup maka responden hanya diminta untuk memilih jawaban yang disediakan.

2.      Observasi

Obrservasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang tidak hanya mengukur sikap dari responden (wawancara dan angket) namun juga dapat digunakan untuk merekam berbagai fenomena yang terjadi (situasi, kondisi). Teknik ini digunakan bila penelitian ditujukan untuk mempelajari perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan dilakukan pada responden yang tidak terlalu besar.

a.      Participant Observation

Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data.

Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa, semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.

b.      Non participant Observation

Berlawanan dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati.

Misalnya penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu sebagai data penelitian.

Kelemahan dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam karena hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang terkandung di dalam peristiwa.

Alat yang digunakan dalam teknik observasi ini antara lain : lembar cek list, buku catatan, kamera photo, dll.

3.      Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti terhadap nara sumber atau sumber data.

Wawancara pada penelitian sampel besar biasanya hanya dilakukan sebagai studi pendahuluan karena tidak mungkin menggunakan wawancara pada 1000 responden, sedangkan pada sampel kecil teknik wawancara dapat diterapkan sebagai teknik pengumpul data (umumnya penelitian kualitatif)

Wawancara terbagi atas wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.

a.       Wawancara terstruktur artinya peneliti telah mengetahui dengan pasti apa informasi yang ingin digali dari responden sehingga daftar pertanyaannya sudah dibuat secara sistematis. Peneliti juga dapat menggunakan alat bantu tape recorder, kamera photo, dan material lain yang dapat membantu kelancaran wawancara.

b.      Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara bebas, yaitu peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang berisi pertanyaan yang akan diajukan secara spesifik, dan hanya memuat poin-poin penting masalah yang ingin digali dari responden.

D.    MANAJEMEN DATA Dan INFORMASI

            Tujuan program manajemen data yang dikembangkan dengan baik terdapat pada industri skala besar. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari pembuatan – penempatan data, dengan prosedur administrasi yang sesuai untuk menangani setiap tahapan siklus tersebut.

1.      Tujuan Manajemen Data.

Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan berfikir pelayanan. Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih spesifik yaitu :

a.       Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.

b.      Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat, menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.

c.       Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan prosedur.

d.      Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk mengontrol dan mengolah data perusahaan.

E.     Organisasi Manajemen Data

Secara historis tanggung jawab fungsi kantor, termasuk kontrol terhadap datanya, telah dibebankan pada pengontrol, penyimpan atau sekretaris kantor, masing-masing memilikit tugas utama berkaitan dengan pengolahan data.

 Pengaturan manajemen data ditunjukkan dalam menempatkan fungsi tersebut dalam lingkungan alami dari aktivitas yang berkaitan. Dalam organisasi yang memberikan pengakuan penuh pada manajemen informasi pada tingkat top manajemen, posisi baru wakil presiden direktur untuk manajemen informasi telah dibuat.

 Dalam perusahaan kecil tingkat kekhususan ini tidak ditemukan, tetapi fungsi administrasi umum yang sama ada.

 Pada perusahaan lain, manajer pelayanan kantor dapat menangani pemilihan personel, penempatan pelatihan dan fungsi manajemen kantor umum termasuk kontrol data dan formulir, sementara jasa dan sistem pengolahan data mungkin tanggung jawab orang lain.

F.     Administrasi Manajemen Data

Administrasi manajemen data berarti penetapan tujuan yang tepat dan kemudian merencanakan dan mengorganisasi program untuk mencapainya.

Sebagai seorang administrator, perhatian utama manajer data adalah apa informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuannya; dimana informasi ini dapat ditemukan; bagaimana cara terbaik menyimpan, mengolah dan menggunakan dan akhirnya bagaimana program dapat diadministrasikan pada waktu minimal dan biaya terendah.

G.    Personal Manajemen Data.

Karena program manajemen data meliputi seluruh firma, seorang eksekutif yang memahani kebutuhan informasi seluruh perusahaan, tujuannya dan strukturnya harus dipilih sebagai manajer data. Jenis posisi ini membutuhkan seorang umum yang mengenal prinsip manajemen, ekonomi dan akuntansi, juga seorang ahli dalam manajemen penyimpanan, penelusuran dan pengarsipan informasi.

H.    Biaya Manajemen Data.

Dalam pekerjaan manufaktur, akuntansi biaya telah lama digunakan untuk menentukan biaya langsung dan tidak langsung semua unit kerja yang dihasilkan.

            Menghitung secara tepat biaya manajemen data menjadi tugas yang berbelit-belit karena banyaknya faktor biaya seperti gaji, sewa kantor dan perkiraan umur peralatan. Namun, sejumlah faktor dasar dapat ditentukan.

Walaupun setiap faktor kerja menawarkan kesempatan yang baik untuk menghemat biaya kertas kerja, manajer harus memberikan perhatian utama pada pengurangan biaya personel yang umumnya merupakan 70 % sampai 80 % biaya pengarsipan.

Sebagai tambahan, manajer data harus mengembangkan satu kesadaran biaya pada semua kerja dan menjalankan penggunaan waktu, peralatan dan persediaan yang lebih baik.

I.       Mengurangi Biaya Manajemen Data.

Perang terhadap peningkatan biaya kantor adalah satu proses yang tidak pernah berhenti yang mengharuskan manajer kantor untuk mengkaji secara terus-menerus sistem pengarsipan untuk memastikan mereka memenuhi semua kebutuhan informasi perusahaan.

Saran berikut dapat membantu manajer kantor mengurangi biaya dan pada saat yang sama meningkatkan efisiensi

1. Pemusatan arsip yang digunakan oleh semua departemen
2. Menyediakan tata letak untuk departemen pengarsipan yang akan menjamin satu aliran kerja yang mulus dan efisien dari dan ke departemen arsip.
3. Menggunakan alat fasilitas kerja, seperti rak arsip, rak sortir, pedoman arsip,  dan folder dengan label berwarna.
4. Jadwalkan pengumpulan dan pendistribusian material yang akan diarsip ke atau akan dikirimkan dari departemen pengarsipan.
5. Mengembangkan satu metode pentransferan data tidak aktif yang baik dari departemen pengarsipan dan jadwal yang praktis untuk pemeliharaan dan penghancuran data.
6. Mengunakan lemari arsip khusus, seperti  arsip peta dan arsip kupon, untuk kertas atau data yang tidak cocok dengan laci ukuran kuarto atau folio biasa.
7. Pertimbangkan pemikrofilman data sebagai penyimpan data pengganti dalam kasus transfer.
8. Mengembangkan manual pengarsipan untuk pelatihan pegawai dan pengontrolan pekerjaan pengarsipan.
9. Perkirakan secara cermat dan awasi jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan di departemen pengarsipan.
10. Beli peralatan dan persediaan yang tahan lama.
11. Gunakan jasa ahli dari pembuat peralatan dan persediaan pengarsipan, disediakan orang yang tepat di firma sebagai bantuan dalam pemilihan peralatan tersebut dan untuk mengawasi penggunaannya setelah dipasang.
12. Pertimbangkan untuk menyewa ahli kontrol data yang akan menganalisa arsip untuk menentukan arsip kadaluarsa yang akan dibuang, mempertahankan arsip penting, dan yang tidak bermanfaat atau penting disimpan di suatu lokasi dimana mereka dapat disimpan dengan biaya murah.

Saran diatas dapat menunjukkan satu gambaran sempurna bagi seorang supervisor data dalam memeriksa pekerjaan dan  bagi manajer administrasi kantor dalam mengevaluasi fungsi manajemen data.

J.       Evaluasi Manajemen Data.

Administrator manajemen data harus secara teratur menanyakan pertanyaan ini : seberapa baik program mencapai tujuannya? Jawaban dari pertanyaan ini dapat ditemukan melalui satu program evaluasi terencana. Satu aturan sepintas menganjurkan bahwa satu audit yang dilakukan paling sedikit dua tahun sekali.      Selama bertahun-tahun pedoman lain dibuat oleh manajer data untuk mengevaluasi efesiensi program data. Digambarkan sebagai rasio efisiensi, pedoman yang paling bermanfaat adalah:

1.         Rasio Referensi.

2.         Rasio Akurasi.

3.         Rasio Personel.

4.         Rasio Tata Letak Fisik.

5.         Rasio Biaya Kerja.

Teknik–teknik evaluasi ini memungkinkan untuk mengumpulkan laporan periodik terhadap volume data yang diterima dan dihancurkan; berapa banyak ruang data tersedia dan berapa biayanya; apa pola aktivitas referensi yang ditemukan; berapa banyak tempat arsip yang terisi dan tidak terisi yang tersedia; dan informasi lain seperti jumlah arsip yang dimusnahkan. Data jenis ini akan bermanfaat untuk perbaikan program manajemen data.

K.    Manual Manajemen Data. Program manajemen data yang lengkap memasukkan satu manual yang memformalisasi organisasi kontrol data dan semua prosedur kerjanya. Manual tersebut membantu memperbaiki tanggung jawab untuk melaksanakan program dan mengidentifikasi dan menugaskan semua tugas untuk melaksanakan program. Ia juga berguna untuk pelatihan pekerja baru dan untuk mensistemasikan dan menjelaskan kepada semua pekerja metode yang disetujui untuk pembuatan, penggunaan dan pembuangan data.

Dalam perusahaan besar satu manual manajemen data yang lengkap dapat memuat : (1) tujuan, cakupan dan tanggung jawab program; (2)  penetapan tugas personel pada program; dan (3) area fungsional. Dalam perusahaan kecil prinsip kontrol yang sama ini dapat digabungkan dalam satu buku data kerja untuk digunakan oleh petugas arsip dan manajer kantor.

L.     Manajemen Data Otomatis

            Di era komputer banyak informasi dicatat dalam bentuk magnetis pada pita, cakram dan tabung. Banyak data yang dibuat oleh sistem komputer kemudian dicetak dalam bentuk hardkopi pada kertas dan oleh karena itu, dapat disimpan dan digunakan seperti data kertas lain. Peralatan khusus dibutuhkan untuk menyimpan pita magnetik dan cetakan komputer, tetapi peralatan ini sifatnya nonteknis dan dapat segera disediakan manager data.

            Di sisi lain, manajemen data otomatis bukan masalah sederhana. Ia membutuhkan pemahaman yang baik mengenai data yang dikodekan dengan kualitas khas juga sejumlah ciri umum yang data tersebut miliki bersama dengan dokumen kertas biasa. Untuk menjaga dan mengontrol data pada data otomatis biasanya dua pita magnetik – asli dan salinan – dibutuhkan dan diarsip secara manual dengan satu nama atau nomor kontrol. Akurasi dari data disediakan dengan sejumlah cara : (1) dengan pengecekan internal komputer; (2) dengan secara cermat mengetes program komputer; dan (3) dengan memeriksa akurasi dan kelengkapan data sebelum mereka masuk sistem komputer.

            Seiring berjalannya waktu semakin banyak data yang akan disimpan dalam bentuk “tidak terlihat”, sehingga memerlukan kerjasama erat diantara manajer data, petugas sistem, dan manajer pengolahan data dan departemen operasional.

            Jenis data lain, bentuk mikro, juga harus diperhatikan. Seluruh keluarga data ini, merentang dari data mikrofilm manual sampai output mikrofilm komputer semakin penting dan banyak digunakan dari tahun ke tahun.

M.   PEMBUATAN DATA

            Semua orang di perusahaan, dari petugas arsip sampai presiden perusahaan, mengunakan data dan memiliki peran dalam pembuatannya. Jika tidak ada program pengontrol, data akan terus bertambah dan segera menyumbat saluran komunikasi firma. Karena alasan ini program manajemen data dimulai dari pembuatan data. Pembuatan data, oleh karena itu, satu program pemeliharaan preventif yang dibuat berdasarkan jawaban jujur dari pertanyaan berikut :

1. Siapa yang boleh membuat data antar departemen? Umumnya semua pegawai dapat membuat data, tetapi hanya mereka yang bertanggung jawab atas aliran informasi antar departemen yang boleh membuat data antar departemen.
2. Kapan dan dimana data dibuat? Pekerja di semua kantor boleh membuat data jika ada kebutuhan.
3. Bagaimana data dibuat? Data dibuat dengan tangan atau mesin
4. Mengapa data dibuat? Data mengirim dan menyimpan informasi yang dibutuhkan.
5. Bagaimana pembuatan data dapat dikontrol? Pembuatan dapat dikontrol melalui satu persetujuan pengguna dari semua data kunci.

N.    PENYIMPANAN INFORMASI DAN DATA

            Dengan perhatian saat ini yang diberikan pada komputer dan alat penyimpanan magnetik, kelihatannya era lemari arsip telah berakhir. Tapi diperusahaan kecil dan besar sejenis, sistem pengarsipan manual terus menyediakan jasa penyimpanan maksimum dalam sistem data.

            Pengalaman menunjukkan secara jelas bahwa sistem pengarsipan kantor tidak bisa mengatur dirinya sendiri, meskipun telah diorganisasi dengan sangat baik. Sebaliknya, manajemennya membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh yang diberikan pada banyak faktor administrasi.